香港公司遵從法規(guī)常見問(wèn)題-年審方面的合規(guī)問(wèn)題要特別注意！

香港公司合規(guī)的重要性在之前的推文已經(jīng)強(qiáng)調(diào)過(guò)很多次了，但總有客戶表示不理解，此文以香港公司合規(guī)內(nèi)容常遇到的年審為例，結(jié)合香港注冊(cè)處的指引以及相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，讓香港公司的股東、董事和實(shí)益人有一個(gè)更全面的認(rèn)識(shí)。

 

詳情

 

1. 我的公司已獲發(fā)公司注冊(cè)∕非香港公司注冊(cè)證明書。公司注冊(cè)后是否須要向公司注冊(cè)處交付文件？

 

是，公司在享有以有限法律責(zé)任經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)的好處之余，必須遵從《公司條例》（香港法例第622章）的規(guī)定，包括按時(shí)向公司注冊(cè)處處長(zhǎng)（「處長(zhǎng)」）披露和申報(bào)有關(guān)公司、其高級(jí)人員和股東等的資料，以及這些資料的更改。這些處長(zhǎng)備存的資料會(huì)供公眾人士查閱，以便他們獲得公司的最新資料

 

2. 我的公司只是一間小型公司，而我并不熟悉《公司條例》，特別是交付文件的規(guī)定。我可以在哪里找到這方面的資料？

 

你可瀏覽律政司的電子版香港法例，參閱《公司條例》(香港法例第622章)的詳情。公司及其高級(jí)人員(包括董事和公司秘書)須負(fù)責(zé)公司事務(wù)，并應(yīng)盡力履行《公司條例》所訂的法定責(zé)任。他們應(yīng)作出適當(dāng)安排，以認(rèn)識(shí)公司法，確保遵從法規(guī)。如你對(duì)條例的規(guī)定有任何疑問(wèn)，你應(yīng)征詢獨(dú)立的法律或?qū)I(yè)意見。

 

本處印制了多款資料小冊(cè)子，包括公司注冊(cè)成立后須交付的申報(bào)表，作為一般指引，以協(xié)助小型公司和公司的高級(jí)人員了解其責(zé)任以遵從交付文件的規(guī)定。請(qǐng)參閱本處網(wǎng)站的「刊物」-「資料小冊(cè)子」一欄。

 

3. 什么是周年申報(bào)表？

 

周年申報(bào)表是一份具指明格式的申報(bào)表，載列截至申報(bào)表制備日期為止的公司資料，例如注冊(cè)辦事處地址、股東、董事和公司秘書的資料。

 

4. 根據(jù)《公司條例》注冊(cè)的公司何時(shí)須要交付周年申報(bào)表登記？

 

本地私人公司須就每一年(成立為法團(tuán)當(dāng)年除外)于成立為法團(tuán)之周年日后的42日內(nèi)，交付周年申報(bào)表登記。

 

其他本地公司則須于公司的申報(bào)表日期后的42日內(nèi)交付周年申報(bào)表登記。申報(bào)表日期視乎公司的類別而定。詳情請(qǐng)參閱本處網(wǎng)站的「常見問(wèn)題」- 「本地有限公司」- 「周年申報(bào)表」。

 

注冊(cè)非香港公司則須于公司在香港注冊(cè)的每個(gè)周年日后的42日內(nèi)，交付周年申報(bào)表登記。

 

5. 逾期交付周年申報(bào)表有什么后果？

 

本地有股本的公司、擔(dān)保有限公司及注冊(cè)非香港公司逾期交付周年申報(bào)表，須繳交較高的登記費(fèi)用，請(qǐng)參閱逾期交付周年申報(bào)表須繳交的登記費(fèi)用。此外，未有或逾期交付周年申報(bào)表的公司及其每名責(zé)任人各可被檢控，一經(jīng)定罪，可被處以失責(zé)罰款。

 

6.如果我未能確定何時(shí)到期交付公司的周年申報(bào)表，應(yīng)怎么辦？

 

如你未能確定交付周年申報(bào)表的到期日，可利用交付周年申報(bào)表限期計(jì)算器計(jì)算到期日。(注意：交付周年申報(bào)表限期計(jì)算器只適用于有股本的私人公司及注冊(cè)非香港公司。)

 

7.公司注冊(cè)處處長(zhǎng)會(huì)否在法院發(fā)出傳票前，就公司未有交付周年申報(bào)表而發(fā)出任何通知或催辦信？

 

公司及其高級(jí)人員均有責(zé)任遵從《公司條例》的相關(guān)規(guī)定交付文件，包括于訂明的42日時(shí)限內(nèi)交付周年申報(bào)表。公司注冊(cè)處處長(zhǎng)亦已采取多項(xiàng)措施，促進(jìn)公司遵從法規(guī)。有關(guān)交付文件的一般規(guī)定及程序指引的資料小冊(cè)子，可參閱本處網(wǎng)頁(yè)「「刊物」-「資料小冊(cè)子」」一欄。此外，當(dāng)公司注冊(cè)成立后，本處會(huì)在「公司注冊(cè)證明書」夾附「遵從《公司條例》及《商業(yè)登記條例》」資料小冊(cè)子，提醒公司、董事及其他負(fù)責(zé)人須履行法律責(zé)任。

 

8.什么是「周年申報(bào)表e提示」服務(wù)？

 

「周年申報(bào)表e提示」服務(wù) (「e提示服務(wù)」) 是本處在注冊(cè)易免費(fèi)提供的一項(xiàng)簡(jiǎn)單易用的服務(wù)。提示公司交付周年申報(bào)表的電子通知書會(huì)由系統(tǒng)發(fā)送到用戶的信息匣及登記電郵地址。用戶可即時(shí)點(diǎn)擊通知書內(nèi)的超連結(jié)接達(dá)注冊(cè)易，以電子方式提交周年申報(bào)表（電子表格NAR1或NN3）。

 

任何已經(jīng)在注冊(cè)易登記成為公司用戶的下列類別的公司，會(huì)自動(dòng)收到提示公司交付周年申報(bào)表的電子通知書：

 

本地私人公司；

 

本地公眾公司或擔(dān)保有限公司(如公司注冊(cè)處已備存公司的會(huì)計(jì)參照期的紀(jì)錄)；及

 

注冊(cè)非香港公司。

 

任何已經(jīng)在注冊(cè)易登記的個(gè)人用戶，可就與其建立了用戶聯(lián)系的公司用戶，免費(fèi)訂用e 提示服務(wù)，以收取提示有關(guān)公司交付周年申報(bào)表的電子通知書。

 

如屬本地私人公司或注冊(cè)非香港公司，系統(tǒng)會(huì)分別于公司成立為法團(tuán)或公司在香港注冊(cè)的周年日當(dāng)日發(fā)送電子通知書。

 

如屬本地公眾公司或擔(dān)保有限公司，訂戶會(huì)于以下日期收到電子通知書：

 

訂戶于訂用e提示服務(wù)時(shí)所指明的日期當(dāng)日；或

 

如公司注冊(cè)處已備存該公司的會(huì)計(jì)參照期的紀(jì)錄，于公司的周年申報(bào)表的結(jié)算日期當(dāng)日，即會(huì)計(jì)參照期結(jié)束后的6個(gè)月(公眾公司)或9個(gè)月(擔(dān)保有限公司)(以適用者為準(zhǔn))。

 

9. 如果我每年都按時(shí)交付公司的周年申報(bào)表，我是否已盡了本分？

 

除了交付周年申報(bào)表外，已注冊(cè)的公司還須按照《公司條例》各項(xiàng)條文的規(guī)定，將其他法定文件交付公司注冊(cè)處處長(zhǎng)登記。公司及其董事、公司秘書或經(jīng)理必須確保公司嚴(yán)格遵從《公司條例》的規(guī)定，向公司注冊(cè)處交付法定申報(bào)表。你可登入律政司的電子版香港法例，閱覽《公司條例》（香港法例第622章）全文。

 

10.我是一間有限公司的董事/公司秘書，如果我的公司未有向公司注冊(cè)處處長(zhǎng)交付文件，我是否須要負(fù)責(zé)？

 

公司如未有遵從《公司條例》的規(guī)定，公司及其每名責(zé)任人(包括：每名董事、公司秘書及經(jīng)理)可被檢控，一經(jīng)定罪，可被處失責(zé)罰款。

 

11. 我接到法院的傳票，控告我的公司未有按照《公司條例》交付或逾期交付法定申報(bào)表(例如周年申報(bào)表)。我現(xiàn)在應(yīng)怎么辦？

 

公司未有或逾期交付法定申報(bào)表存檔，即屬違反《公司條例》的有關(guān)條文，如被定罪，可被處罰款及按日計(jì)算的失責(zé)罰款。如你仍未交付尚欠的申報(bào)表，便應(yīng)立即交付，并繳付所須的登記費(fèi)用。法院在處以按日計(jì)算的失責(zé)罰款時(shí)會(huì)加以考慮，并以申報(bào)表的存檔日期判定失責(zé)的日數(shù)。此外，公司亦須委派獲正式授權(quán)的代表出庭應(yīng)訊，該代表須攜帶妥為簽立的授權(quán)書。擬備授權(quán)書須采用公司的專用信箋，由獲公司授權(quán)人士簽署并蓋上公司印章。

 

12. 接獲法院的傳票后，我已立即交付尚欠的周年申報(bào)表，并繳付較高的登記費(fèi)用。傳票會(huì)否撤回？我仍然需要出庭嗎？

 

雖然公司在聆訊日期前交付了尚欠的周年申報(bào)表，但針對(duì)有失責(zé)行為的公司發(fā)出的傳票是不會(huì)撤回的。即使公司在聆訊日期前已補(bǔ)交尚欠的周年申報(bào)表，也不能因此獲寬免未有根據(jù)《公司條例》第662(6)條交付申報(bào)表的罪責(zé)。不過(guò)，法庭在處以刑罰時(shí)，會(huì)以此判定失責(zé)日數(shù)，并作為求情理由加以考慮。至于較高的周年申報(bào)表登記費(fèi)，則是《公司(費(fèi)用)規(guī)例》(第622K章)附表1所訂明的登記費(fèi)用。

 

公司仍須委派代表，并攜帶妥為簽立的授權(quán)書出庭應(yīng)訊。

 

13. 如公司已交付尚欠的申報(bào)表，法院會(huì)否處以罰款？若會(huì)，罰款額是多少？

 

若法院裁定公司有罪，便會(huì)處以罰款。罰款包括針對(duì)違反交付文件規(guī)定的罰款，以及按逾期日數(shù)計(jì)算的失責(zé)罰款?？铑~由主審的裁判官?zèng)Q定，并以《公司條例》及其附屬法例的有關(guān)條文及《刑事訴訟程序條例》(香港法例第221章)第113B條訂明的最高罰款額作量刑標(biāo)準(zhǔn)。未有交付周年申報(bào)表的最高定額罰款是50,000元，而按日計(jì)算的失責(zé)罰款的最高罰款額則是每日1,000元。一般來(lái)說(shuō)，公眾公司和上市公司的罰款額會(huì)較私人公司為高。

 

14. 不出席有關(guān)傳票的聆訊會(huì)有什么后果？

 

如法院向某人發(fā)出傳票，但該人在沒有合理解釋的情況下不出庭聆訊，會(huì)被視作藐視法庭，并處以相應(yīng)的懲罰。因此，公司應(yīng)由獲公司以書面正式授權(quán)的代表出庭。如公司有理由未能在聆訊日期出庭，應(yīng)盡早聯(lián)絡(luò)法院另作安排。為公司本身利益想，公司宜委聘代表律師處理有關(guān)事務(wù)。如公司缺席聆訊，主控官會(huì)在有必要時(shí)，采取適當(dāng)步驟繼續(xù)進(jìn)行檢控程序。

 

15. 我的公司已被法院定罪，并處以罰款。我會(huì)收到法院發(fā)出的繳費(fèi)通知書嗎？我應(yīng)該怎樣繳交罰款？到哪里繳交？

 

法院不會(huì)就罰款發(fā)出繳費(fèi)通知書，你應(yīng)留意裁判官的判決書所載有關(guān)罰款金額和繳納期限的部分，并在限期之前到有關(guān)法院的收款處繳納罰款。如你就罰款詳情和繳納方法有任何問(wèn)題，請(qǐng)致電有關(guān)法院查詢(查詢時(shí)請(qǐng)說(shuō)明你的傳票編號(hào))：

 

東區(qū)裁判法院：2886 6775

 

荃灣裁判法院：2412 5970

 

沙田裁判法院：2694 2257

 

16. 如我無(wú)力繳納法院判定的罰款，有什么辦法可以解決？

 

裁判官在宣判時(shí)會(huì)詢問(wèn)你何時(shí)可以繳納罰款，你可以向裁判官要求延長(zhǎng)繳納罰款的期限，或是以分期方式繳納。裁判官會(huì)視乎你的情況作出適當(dāng)決定。

 

17.公司何時(shí)須要向公司注冊(cè)處處長(zhǎng)申報(bào)更改公司名稱？

 

公司應(yīng)在更改名稱的特別決議獲通過(guò)后的15日內(nèi)，向公司注冊(cè)處處長(zhǎng)交付表格NNC2-「更改公司名稱通知書」及所須費(fèi)用。更改名稱將由「公司更改名稱證明書」的簽發(fā)日期起生效。

 

18. 公司如沒有向公司注冊(cè)處處長(zhǎng)申報(bào)更改公司名稱，會(huì)有什么后果？

 

公司如未有在更改名稱的特別決議獲通過(guò)后的15日內(nèi)，向公司注冊(cè)處處長(zhǎng)申報(bào)更改名稱，公司及其每名責(zé)任人均屬犯罪，可各被處罰款，如持續(xù)失責(zé)，則可另各被處按日計(jì)算的失責(zé)罰款。

 

19. 公司注冊(cè)處處長(zhǎng)可否指示公司更改名稱？

 

公司注冊(cè)處處長(zhǎng)可根據(jù)《公司條例》的條文指示公司更改名稱，例如：公司的名稱與另一間已注冊(cè)的公司名稱太過(guò)相似或法院發(fā)出命令禁制公司使用其名稱或其名稱的任何部分。詳情請(qǐng)參閱《香港公司名稱注冊(cè)指引》的G部(pdf格式)。

 

公司接獲更改名稱指示后，須于有關(guān)指示所指明的期限內(nèi)更改名稱，并向公司注冊(cè)處處長(zhǎng)交付表格NNC2-「更改公司名稱通知書」以申報(bào)更改名稱。

 

如不遵從公司注冊(cè)處處長(zhǎng)所發(fā)出的指示，公司及其每名責(zé)任人均屬犯罪，可各被處罰款，如持續(xù)失責(zé)，則可另各被處按日計(jì)算的失責(zé)罰款。此外，根據(jù)《公司條例》第110條，處長(zhǎng)可以將公司的名稱更改為公司的注冊(cè)編號(hào)。

 

20.如果我發(fā)現(xiàn)有公司違反了《公司條例》的規(guī)定，應(yīng)怎么辦？

 

如果你相信某公司或與該公司有關(guān)連的負(fù)責(zé)人違反了《公司條例》的規(guī)定，可使用關(guān)于舉報(bào)違反《公司條例》的投訴表格向本處投訴。

 

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